代理商：如何把“伙计”变成“业代”

对代理商而言，从“伙计”到“业务代表”，意味着一个新的管理平台。

作为消费品代理商，所有日常业务都是通过其在市场中的业务代表进行的，因此，对业务代表进行高水平、高效率的管理就成为贯穿代理商工作的关键。
早期的经销商，或者说是规模较大的批发代理商，由于受自身发展阶段和外部环境所限，业务队伍的建设和管理基本上处于自然管理水平。业务代表的自身文化素质相对较低，市场意识淡漠，每天进行的工作只是一些简单的体力重复劳动，是一些“吃苦耐劳”的“伙计”。随着竞争的加剧，消费品经销商要想在市场上占据一席之地，就必须对自己的队伍建设加大力度，提高整体业务素质，加强对业务代表的管理。
在研究如何对业务代表进行高效管理之前，我们首先应该对代理商的各项业务职能进行分析，找到业务代表高效管理的关键因素，以此为切入点，为选择合适的人才和改善原有的管理打好基础。
根据工作内容，业务代表的工作职能基本上可以分为四个方面：业务开拓职能；配送服务职能；信息收集职能；信用政策管理职能。
消费品代理商的业务代表每天所面对的不是最终的商品消费者，而是零售客户，由此决定了业务代表服务的目标和特点。对代理商而言，零售客户所需要的是及时的配送服务、准确的市场信息和产品信息、优惠的财务政策等等，特别是后两者，由于所处的市场层面不同，可以说零售客户往往是在接受代理商的指导。而作为代理商，除了其自身也需要解决上述几方面的问题以外，最重要的就是通过业务代表来满足零售客户的各种服务要求。
一般来说，代理商会根据自己市场规模的大小和所代理产品的特征把市场进行一定的划分（无论是按地区划分还是按商品划分，或者是两者结合，都是目前普遍采用比较有效的方法）。作为一名业务代表，必须了解自己所在的区域有多少客户，有哪些消费特征，每一个客户的经营方式和特征是什么？甚至必须掌握客户的营业面积、陈列空间、主要消费群体，以及仓储条件、送货路线、商品周转周期等。之所以要掌握上述信息，主要是为了解决下列问题：

一、业务开拓

1.自己所操作的业务区域或产品有哪些机会或挑战。例如：不论业务代表所在的区域处于繁华的商业区还是居民住宅区，他必须清楚该区域的消费特征是即时的还是递延的，哪种类型的包装或规格符合这个消费特征，如果选错了业务突破口或产品选择不当，都会影响业务的正常开展。正如在人来人往的闹市区推广大容量包装的饮料一样，效果注定不佳。
2.了解客户的经营特点和性质，利用这些特点，可以快捷地进行符合客户特征的产品推广和销售。比如年轻人经常光顾的营业场所，软饮料可能会比较受欢迎；在茶楼推广小食品，既能满足消费者的需要，同时也能够提高客户的毛利收入。抓住这些特点对提升业务代表的工作效率、业务量及业务水平将起到事半功倍的作用。
在这方面，要注意人员选用的本地化，一般来说，本地业务人员对当地的市场环境和风土人情比较熟悉，在业务拓展过程中进入状态比较快。

二、 产品陈列及配送服务

1.掌握客户的营业面积、陈列空间的大小可以使业务代表将这些特征与自己的产品进行有机的结合，最大限度的利用有限的陈列面积提高客户的营业额和利润。在这方面，如果业务代表能够对客户的陈列布局和空间提出合理的建议，帮助客户提高销售技巧，客户会十分乐于接受，这不仅会提高业务代表的工作业绩，同时也会与客户建立良好的客情关系，使业务代表成为代理商管理市场的真正代表。
2.了解客户的仓储条件、送货路线和商品周转周期长短是业务代表向客户提供良好服务的基础。目前，绝大多数零售客户对商品的配送服务都有着越来越强烈的要求，如何将客户需要的产品及时、准确地实现投递，确定每次送货数量多少等，这些看起来很简单、很基础的问题实际上却决定着代理商与零售客户合作的方向。
以确定客户送货数量为例：一般来说，给客户送货的数量取决于客户的订单，客户要多少就送多少。但是，我们还应从深层次分析客户情况：他所要求的送货数量是否与其仓储能力相匹配，库房里的产品是否能够获得适当的仓储条件，客户消化库存的能力是否会导致产品积压，他们的信用周转是否存在过大风险等等，这一系列的问题如果有任何一个变成负面的现实，都会给代理商造成相当的损失。这样的例子在现实生活中不胜枚举。
目前，代理商的业务代表在这方面已经有了一定的认识，所要做的工作是进一步加强执行力度。

三、 信息收集

信息对企业的发展决策是至关重要的，而最大限度地收集市场和产品信息，除了依靠咨询机构的信息发布，更多的还需要依靠自己的业务队伍从市场上直接进行各种信息的收集。对于经销商业务代表来说，简单有效的信息收集方法应该建立在全方位的工作文件支持基础之上。
根据业务代表的工作过程，我们可以设计许多工作表格，使业务代表可以在工作现场对各种问题和信息进行准确的纪录。比如：针对每一位客户的“客户服务卡”，可以将这位客户的订货情况、仓储信息、销售信息、财务结算、市场动态等信息涵盖于卡片内。这样做一方面可以及时了解业务代表工作线路上所有客户的真实信息，防止因人为因素造成的信息错误和混乱；另一方面，还可以通过客户卡片的填写了解业务代表的工作情况，看他是否能够及时有效地解决客户的问题。
随着客户卡片中信息的不断积累，我们可以将一段时期客户卡片所反映的信息加以整理和分析，了解市场的动态和客户的经营状态，发现业务代表工作中存在的问题，并帮助他们克服和改善。就此而言，一个全面系统的工作文件，既是业务代表进行信息收集，也是业务代表工作程序化的基础。但需要注意的是，工作文件的设计和制定应当是直观而简洁的，要将信息的全面性与文件的实用性相结合。

四、 信用政策管理

业务代表每天所面对的各种各样的客户，根据其经营规模大小，经销商会提供相应的信用额度，这就要求业务代表必须对每一位客户的信用额度十分清楚，并在业务开展的过程中时刻把握着信用使用的原则，及时对信用外业务项目进行清算，防止人为因素导致的风险增加。这方面主要工作是：对业务代表进行财务风险方面的技能培训，规范信用发放和使用制度，使业务流程中每一个环节都承担起降低风险的责任，使业务代表能够及时发现潜在的风险，并加以化解。
综上所述，以上四大职能在业务代表具体的管理工作中起着十分重要的作用。
第一，提高业务代表对客户的驾驭能力。这里所说的“驾驭”不是让业务代表成为客户的领导，而是成为客户的好朋友，为客户提供及时必要的服务，通过自己的工作产生对客户的影响力，使代理商与客户之间的合作向着积极有利的方面发展。有的业务代表看上去整天都很忙碌，却经常遭到客户的投诉，老板对他的工作也有所不满，导致这种局面的根本原因就是他没能驾驭好他的客户，没能满足客户的关键需求。
我们用重要性和紧急性两个标准把业务代表的工作内容进行分类，一般可分为重要而紧急、重要而不紧急、不重要但紧急、不重要不紧急四类事情。一个好的业务代表应该将自己的工作时间和精力首先集中于重要而不紧急的事情，其次是重要而紧急的事情。这样才能高效满意地开展自己的工作。但实际上，由于种种原因，业务代表开展工作的大部分时间被用于完成那些紧急而不重要或不紧急不重要的事情，因此，业务代表的工作要有条理性，抓不住要点是不行的。
第二，培养和建立科学规范的工作程序。工作缺乏条理性和程序性是目前代理商业务代表管理中最大也是最头疼的问题。根据经验，解决方法主要有以下几方面：    
1．加强工作的计划性。凡事预则立，不预则废，当业务代表开始一天的工作时，应考虑是否计划好了当天的拜访计划、拜访内容和拜访线路，准备解决哪些问题，是否带好解决问题的工具等。
2.准确区分所面临问题的重要性和紧迫性，将两种不同性质的工作内容进行有机的结合，提高解决问题的效率。
3.及时总结每天的工作，对成功予以肯定和纪录，对不足之处进行分析，找出原因，以便日后改进，以此不断积累成功经验，提高业务代表的业务素质和水平。
第三，满足市场和客户的需求，将业务代表队伍进行立体化分工。代理商的客户经营实力和特点不同，他们对于代理商的重要性也不同，我们可以把业务代表队伍进行立体化分工，选择业务能力强的服务于重点客户，正所谓好钢用在刀刃上。
第四，业务代表工作技能的培训。业务代表工作技能的培训应该从以下几个方面入手：
1.沟通技巧。业务代表不但要掌握如何与客户进行沟通，还要掌握如何与自己的上司和同事进行沟通，使有益的经验和方法得到广泛的推广和运用，或得到克服困难的新方法和建议，培养企业的团队协作精神。
2.风险控制。零售客户的经营风险变化导致代理商的经营风险也相对较大。这就要求业务代表要具备一定的财务管理能力，严格遵守企业的风险控制制度，并能通过客户的一些表面现象发现潜在风险所在，及时与财务部门沟通，采取相应措施降低代理商的经营风险。
3. 科学的工作方法。结合业务代表的工作性质提高其时间管理能力，合理利用时间，使有限的实践充分发挥作用。 培训业务代表的4个职能可以利用产品生产商的资源来进行，比如在业务开拓和产品陈列及配送方面，这也是生产商进行市场推广和客户服务的重要组成部分。
消费品代理商的人员管理主要集中在基础管理方面,但管理的根本在于怎样让销售人员对所在的公司和企业忠心耿耿。由于各种原因,企业的福利制度和管理制度与其他企业可能有不小的差距,因此,企业老板更要 “感情留人”，让员工有强烈的归属感。
作为消费品代理商，对自己的业务代表进行科学高效的管理，这是实现企业发展目标的基础。而帮助员工学会做正确的事，正确地做事，实现从“伙计”向业务代表转变，最终将实现企业利益与员工利益的双丰收。

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