时间管理五步曲

2012-2-22 11:15| 查看: 599945| 评论: 1|原作者: 王云

摘要: 大智有所不虑，大巧有所不为。科学、规范、有序的时间管理，对于每个追求工作效率的人都是必不可少的。

在这几类事件中，哪个事件是最重要的？很多人认为是M1。其实，最重要的是M2事件。设想一下，如果一个城市的消防队把关注点放在M1上，那他们会每天都忙着救火，他们不应该叫消防队，而应该叫救火队了。实际上，消防队把很多时间都用于“消防”，布置消防器械，进行消防检查和消防宣传等，结果，他们就不会有那么多火要去救。充分关注并做好M2事件，可以有效地减少M1事件，使生活变得从容而有价值。如果你每天坚持锻炼，就不太容易突然一病不起。如果你平时关注家庭关系的维护，就不会突然有一天接到配偶的离婚申请书。
现在，我们尝试区分以下，如果让你把以下事件放入上述工作价值矩阵，你会怎么区分：吃饭、培训、给老婆过生日、锻炼身体、应酬、搓麻、拜访客户、做工作计划。
让我们一起来看看答案：吃饭是为了健康，通常是M2事件，M2事件处理不当，就会转化成M1，就是说，如果你快饿死了才吃饭，就是M1事件了。培训主要是为了未来储备能力，是M2事件，给老婆过生日通常为了维护夫妻感情，是M2事件，锻炼身体也是M2事件。应酬一般是M3事件。搓麻通常是M4事件，但有时候，娱乐手段也是培养人脉的一种方式，如果你是为了储备人际关系而应酬和搓麻，那么也可能是M2事件。拜访客户如果是为了未来的生意发展，是M2事件，如果是处理危机或者马上要签订单，就是M1事件。做工作计划当然是M2事件。
关注不同事件的人会处于不同的生活状态。只关注M1事件的人总是处在压力中，每天都有一脑门子事，搞得筋疲力尽。关注M2事件的人通常有远见，生活平衡、有秩序，并且有价值。只关注M3事件的人仅仅被动响应，随波逐流，过得忙碌而无价值。而只关注M4事件的人，如同网迷、赌徒之类，自己生存都会遇到困难。
对于每个人来说，生命只有一次，为了让我们这宝贵的生命更快乐，更有价值，我们要学会区分轻重缓急，时刻关注重要的事情，如帮助你实现目标的工作任务、你的重要客户以及和你未来发展高度相关的事情，并重点关注M2事件。

第三步制定周密的计划

周密，是指不仅充分利用了时间，而且关注了重点事件。在做计划时，我们为每个月都做了较为详细的计划，现在，要把它落实到周计划中。周计划是一个详细的操作计划。
在每周开始前，我们先确定本周的工作目标，然后根据月计划表中的安排，在本周事项一览表中，列出本周要做的事情。如果近期出现一些新的工作，也一并列在表中。接下来，要做一件很重要的事，就是区分轻重缓急。对所有事件的重要性和紧急性进行评估，确定优先顺序和截止时间，然后，填写每天工作任务。
最后是日计划。日计划包括工作目标，当日要办的事项和日程表三个部分。在待办事项中，我们特别列出了最重要的6件事，提示我们关注重要的、有价值的工作项目（见表2）。
制定日计划应注意的如下两个事项：
1.让你的时间表有弹性。你在一个团队中工作，经常会受到同伴的打扰，或者要应付突然发生的事，因此，要留一定富裕时间来应付这些事件。
2.对临时插入的工作要先评估。评估以后再安排时间，不要随时相应临时事件，那会打破你的全盘计划。
我们先来看一个案例。下面显示的是王鑫制作的日计划的过程，我们来看看有什么问题？
王鑫列出了当天要做的事情，然后对每件事情所需的时间进行了估计。拜访陈总，根据以往的经验，如果不是很堵车，路途中会用一小时，会谈会用一小时，因此，王鑫估算的时间为2小时。拜访李经理，王鑫认为路途需要40分钟，交流大约会在50分钟左右。打陌生电话，通常一个电话需要3分钟左右，20个电话，需要1小时，然后是修订销售方案，如果抓紧干，大约50分钟能完成……
根据上述估算，王鑫做出了当日的日程安排：
09：00～11：00 2个小时拜访陈总；
11：00～12：00 1个小时，用来打陌生电话；
12：00～13：00 吃午餐；
13：00～14：30 90分钟，用来拜访李经理；
14：30～15：20 50分钟，修订销售方案；
15：20～16：00 40分钟，整理客户档案；
16：00～16：30 30分钟，写销售报告；
16：30～17：30 参加当日销售例会。
这个时间计划表有什么问题吗？
这是一份无法实现的计划表。首先，这份计划时间估算是不充足的，王鑫的一切时间安排都用比较顺利的情况下所需时间来衡量，其次，这个计划表没有任何弹性，随便一个小打扰就会让王鑫的计划变得混乱，即便没有突发事件打扰，王鑫想上个厕所都可能会扰乱计划。这样的计划由于不可行，因此，是无效的计划。
好的计划一定要有弹性，这样才能保证实施。

第四步提高生产力

提高生产力，就是提高工作效率，防止因为效率低下，使本来一小时可以完成的工作，耗费更多时间。提高生产率的措施如下：
1.为自己制定有激励作用的目标。一个轻松能实现的目标很难激发人的工作热情。
2.为每项工作设定完成期限。目的是防止无限期拖延。
3.学会利用自己的黄金时间。黄金事件是指你一天最清醒的时间，把重要工作安排在黄金时间里。
4.劳逸结合。如果我们熬夜到夜里12点甚至更晚，当天因为比正常时间多工作了几个小时，显得效率很高，但第二天就会变得浑浑噩噩，总体来说是不划算的。所以，要注意规律地生活，使自己每天都保持充沛的精力。
5.学会授权。不要什么事情都亲力亲为，能委托给别人做的事情，就委托出去。例如：你的玻璃很脏，需要擦一下，估计要花掉你2小时时间。假设你计算了一下，如果用这两小时工作，能产生50元的收益，那就不用自己去擦，花30元请个小时工去做即可。
6.善于利用现代化设备来提高效率。例如用扫描仪代替输入，用录音笔代替记笔记等、
7.学会聪明地做事。在开始一项工作时，先想想有没有简洁的方法，尽量采用事半功倍的方法，不要用笨办法，以节省时间。

第五步培养良好的时间管理习惯

时间管理是一种价值管理，同时是一种习惯管理。一曝十寒是不能带给我们很大改变的，所以，在学会了时间管理的方法后，我们要长期坚持，去培养良好习惯。我们要准备好适合自己的时间管理工具、每年都为自己设定目标、每月开始时都规划当月时间，每周制定周计划，每天制定日计划，并且严格遵守自己的时间计划。坚持一年，你会发现，你变成了一个精明高效的人。
（编辑：袁航 market@vip.sina.com）

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